W praktyce podatnicy mają problem, jak odróżnić sytuację: kiedy mamy do czynienia z refakturowaniem, a kiedy ze zwrotem kosztów. Problem ten dotyczy również podmiotów świadczących usługi TSL. Jest on o tyle istotny, że na gruncie podatku VAT obie instytucje rozliczane są w odmienny sposób. Warto zatem scharakteryzować refakturowanie i zwrot kosztów w celu ich ewentualnego rozróżnienia.

Refaktura. Celem refakturowania jest przeniesienie wyłożonych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał. W ustawie o VAT i aktach wykonawczych do tej ustawy brak jest jednak regulacji dotyczących tego zagadnienia. Niemniej jednak przyjęta praktyka i orzecznictwo dopuszczają możliwość wystawiania refaktur. Warto również zaznaczyć, iż refakturowanie zostało uregulowane w prawie unijnym. Zgodnie z art. 28 Dyrektywy 112/2006/WE, w wypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi (Dyrektywa 112/2006/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej – Dz. Urz. UE. L nr 347, str. 1 – od 1 stycznia 2007 r. zastąpiła m.in. VI Dyrektywę). W celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, należy stwierdzić, czy zostały spełnione warunki:

- przedmiotem refakturowania są usługi,

- z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura,

- sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu,

- podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej,

- w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Kiedy zwrot kosztów nie jest opodatkowany? Nie zawsze jednak, przenosząc koszty na kontrahenta, musimy wystawiać refakturę. Stając przed takim problemem, na początku należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w danym wypadku mamy do czynienia ze świadczeniem usług, które podlegają opodatkowaniu VAT. Przez świadczenie usług należy rozumieć zaś każde świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów (art. 8 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

W myśl kodeksu cywilnego, przez „świadczenie” rozumie się określone zachowanie dłużnika, polegające na działaniu lub zaniechaniu działania. Tak rozumiane „świadczenie” podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy wykonywane jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta usługi.

Przykładowo, jeżeli kontrahent zobowiązany jest do dostarczenia maszyn, a po dostarczeniu ich okazuje się, że wymagają naprawy i podatnik dokonuje jej na swój koszt, ale wydatkami za naprawę obciąża dostawcę, to nie jest to świadczenie usług. Jest to zobowiązanie do zwrotu kosztów i nie powinno być udokumentowane fakturą VAT, tylko notą księgową. Podobnie jest w prawie unijnym – jeżeli podatnik ponosi wydatki w czyimś imieniu i na czyjąś rzecz oraz księguje wydatki i kwoty otrzymane na ich pokrycie na kontach przejściowych, wówczas nie wystawia faktury VAT (art.79 Dyrektywy 2006/112/WE Rady).

Podsumowując, jeżeli z danym kontrahentem nie łączą nas stosunki zobowiązaniowe, tzn. nie świadczymy mu usług, a jedynie chcemy odzyskać pieniądze, które pierwotnie powinien ponieść kontrahent, wówczas obciążamy go tymi kosztami za pomocą noty księgowej. Przy czym podstawową różnicą pomiędzy zwrotem kosztów a refakturowaniem jest fakt, iż refakturujemy usługi, z których nie korzystamy lub korzystamy tylko w części.

Paulina Kucharska,
Europejskie Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej Sp. z o.o.